1. Wer ist „Verwaltungskunde"?

Verwaltungskunde ist jeder, der sich nicht selbst um diese Angelegenheit kümmern kann. Sei es, dass man nicht dort wohnt, wo sein Haus steht, oder keine Zeit hat, sich um sein Haus zu kümmern, oder sich nicht in die Kenntnisse des Mietrechts einarbeiten kann oder will.
Verwaltungskunde ist nach dem Wohnungseigentumsgesetz jede Eigentümergemeinschaft. Externe Verwaltungen werden gesucht, wenn die Anlage wegen ihrer Größe professionell verwaltet werden muss, oder wenn in den Reihen der Wohnungseigentümer niemand ist, der mit der mit netwendigem Fachwissen eine neutrale Verwaltung führen kann oder will.

2. Wann ist ein Verwalter-Wechsel erforderlich?

Immer dann, wenn das notwendige Vertrauensverhältnis gestört ist. Es kommt vor, dass Verwalter und Auftraggeber für die Lösung eines oder mehrerer Probleme verschiedener Meinung sind. Häufen sich solche Situationen und ist dem Verwalter Eigenmächtigkeit zu unterstellen, wird es Zeit sich zu trennen und einen neuen Verwalter zu suchen.
Jeder Verwalter wird Informationsgespräche zur Vorbereitung eines Verwalterwechsels diskret behandeln.

3. Welche Anlage eignet sich zur Verwaltung?

Grundsätzlich jede. Probleme gibt es bei Anlagen mit geringer Größe. Weil Verwalter für jede Anlage gewisse Grundkosten haben, müssen diese Mindestkosten auf die vorhandenen Wohnungen, Läden (oder „Einheiten") umgerechnet werden. Daraus ergibt sich gelegentlich eine vergleichsweise höhere Verwaltergebühr bei kleinen Anlagen.
Günstiger wird es es, wenn die Anlage größer ist, dann lässt sich der Einsatz besser rechnen.

4. Wie hoch sind die Verwaltergebühren?

Es gibt keine Gebührenordnung. Deshalb können die Gebühren frei ausgehandelt werden. Zum vereinbarten Gebührensatz kommt jeweils die gesetzliche Umsatzsteuer.
Der Auftraggeber muss versuchen einzuschätzen, ob die erwartete Leistung dem gewünschten Honorar entspricht. In der Regel kostet eine gute Verwaltung auch einen guten Preis. Dadurch erspart sie durch geschicktes und rechtsicheres Wirtschaften dem Auftraggeber sehr viel mehr, als sie letztlich kostet. Kosten der Verwaltung sind übrigens regelmäßig als "Werbungskosten" steuerlich abzugsfähig.
Für die Miet-Verwaltungen gilt eine Spanne von 4 – 8% der Jahressollmiete, je nach Struktur der Anlage. Bei überwiegend gewerblicher Nutzung mit höheren Mieten könnte das Honorar niedriger, bei Studentenwohnungen mit hohem Mieterwechsel etwas höher ausfallen.
Für die Wohnungseigentumsverwaltung werden in Marburg je nach Intensität der Dienstleistung zwischen € 15,-- und € 25,-- monatlich vereinbart. Anderenorts liegen die Gebühren deutlich darüber.

5. Welches ist der richtige Zeitpunkt für den Beginn einer Verwaltung?

Der Beginn des Wirtschaftsjahres ist ein guter Zeitpunkt. Die modernen Computerprogramme erlauben aber auch den Beginn oder das Ende einer Verwaltung zu jedem anderen Zeitpunkt.
Der persönliche Zeitpunkt zur Einrichtung einer Verwaltung ist dann gekommen, wenn man unsicher wird, ob man alles richtig macht.
Dringend notwendig wird es, wenn der Unterhalt der Gebäude stark vernachlässigt ist, Betriebskostenabrechnung liegen gebliebenen sind, und die Buchhaltung aufgearbeitet werden muss.