Grundleistungen

Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere die unabdingbaren, in den § 27 Absatz 1 und 2 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben. Die Grundleistungen sichern der Eigentümergemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange.

1. Wirtschaftsplan

Der Verwalter erstellt einen Wirtschaftsplan je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis der Verteilung je Kosten- / Einnahmeart in Form von Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen je Sonder- / Teileigentum. Das Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr, sofern nichts anderes geregelt ist.
Die Höhe der Hausgelder wird alljährlich vom Verwalter in Form eines Wirtschaftsplanes vorgeschlagen. Dieser Wirtschaftsplan wird zunächst dem Verwaltungsbeirat zur Begutachtung vor der Eigentümerversammlung vorgelegt. Anschließend wird er bei der Eigentümerversammlung der Gemeinschaft zum Beschluss vorgelegt.

2. Jahresberechnung

  • Jahresabrechnung
    Der Verwalter erstellt auf Basis der aktuellen Rechtsprechung und Gesetzeslage eine jährliche Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Vertragszeitraum als Gesamt- und Einzelberechnung je Sonder-/ Teileigentum und eventuellen Sondernutzungsrechten auf der Basis der in der Gemeinschaftsordnung oder sonstigen, durch Vereinbarung oder Beschlussfassung der Wohneigentümer bestimmten Verteilerschlüssel.
  • Vermögensstatus
    Der Vermögensstatus enthält die Angaben über die Einnahmen, Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten sowie die Kontenstände.
  • Einsicht in Unterlagen der Abrechnung
    Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme während der Bürozeiten – nach vorheriger Terminvereinbarung – im Büro des Verwalters zur Verfügung. Diese Regelung ersetzt das Auslegen der Belege in der Eigentümerversammlung. Die Anfertigung von Kopien für einzelne Eigentümer kann der Verwalter von Zahlung der hierdurch entstehenden Kosten gemäß § 4 Ziffer 2 des Verwaltervertrages abhängig machen.

3. Eigentümerversammlung und Niederschrift

  • Eigentümerversammlung
    Die Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlung erfolgt nach Möglichkeit bis zum Ende des II. Quartals nach Abschluss des Wirtschaftsjahres, sofern rechtzeitig alle Abrechnungsdaten und Unterlagen zur Verfügung stehen.
  • Vorsitz und Niederschrift
    Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führt der Verwalter den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift der Beschlüsse.
  • Führung der Beschluss-Sammlung
    Der Verwalter führt eine Beschluss-Sammlung gemäß WEG § 24 Abs. 7

4. Hausordnung

Der Verwalter sorgt für die Durchführung der beschlossenen Hausordnung. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Hausordnung mahnt der Verwalter bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab.

5. Überwachen der Verträge der Gemeinschaft

Der Verwalter betreut und überwacht die Leistungen der Vertragspartner der Eigentümergemeinschaft und schließt insbesondere die zwingend vorgeschriebenen Versicherungen für die Gemeinschaft ab, überprüft die Versicherungen für die Gemeinschaft und die Versicherungssumme, um Unterdeckungen auszuschließen.

6. Finanzverwaltung

Der Verwalter legt die gemeinschaftlichen Gelder auf Giro- und Anlagekonten bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach seiner Wahl getrennt von seinem eigenen Vermögen und dem anderer Gemeinschaften an. Er führt die Konten unter dem Namen der Eigentümergemeinschaft. Er verwaltet die Gelder nach den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmanns.

7. Rechnungskontrolle und -anweisung

Der Verwalter führt die rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs-, und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Bargeldkassen durch.

8. Buchführung

Der Verwalter richtet eine übersichtliche, kaufmännisch ordnungsgemäß geführte Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt von derjenigen für andere Eigentümerschaften ein.
Diese beinhaltet insbesondere:

  • das Führen und Abrechnen von
    • Hausgeldkonten je Sonder-/ Teileigentum
    • Einnahmekonten für Erträge
    • Ausgabekonten je Kostenart (ohne Ausweis der Mehrwertssteuer)
    • Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel
    • Konten für Mitarbeiten der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung)
    • Verrechnungskonten für die Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge
  • das Buchen der Bewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse
  • das Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung
  • die Veranlassung der jährlichen Ablesung der Wärmeverbrauchs, das Melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, das Buchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder- / Teileigentum in die Einzel- / Jahresabrechnung.

9. Technische Kontrolle am Gemeinschaftseigentum

  • Anwesenheit vor Ort
    Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, nimmt der Verwalter eine technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen vor.
  • Sonderfachleute
    Soweit notwendig, zieht er Sonderfachleute auf Kosten der Gemeinschaft bei (z.B. bei Meldungen von Mängeln in einzelnen Wohnungen zur Abklärung, inwieweit das Gemeinschaftseigentum hierfür kausal verantwortlich ist.

10. Auftragsvergabe

  • Empfehlung
    Der Verwalter gibt Empfehlungen bei der Auswahl technischer Lösungen und wirkt bei den Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum mit.
  • Klärung
    Er klärt Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder- / Gemeinschaftseigentum.
  • Schadensminderung
    Er gibt Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung.
  • Laufende Instandhaltung
    Der Verwalter leitet die im Rahmen ordnungsgemäßer Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Maßnahmen ein, holt ggf. mehrere Kostenvoranschläge ein und stimmt den Umfang der Maßnahmen mit dem Beirat ab. Er vergibt die Aufträge im Rahmen der laufenden Instandhaltung im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft, überwacht die Arbeit und nimmt diese ab.

11. Überwachung

Der Verwalter überwacht Termine bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen und mahnt erforderlichenfalls Leistungsrückständige ab.

12. Sofortmaßnahmen

  • In dringenden Fällen wie z.B. Rohrbruch-, Sturmschäden veranlasst der Verwalter nach § 27, Abs. 1 Ziffer 3 WEG Sofortmaßnahmen.
  • Er übernimmt die Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum.

13. Sicherheitseinrichtungen

Der Verwalter veranlasst die Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und TÜV betreffend

  • die Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter),
  • die Aufzüge (Haupt- und Zwischenprüfungen, sowie Noteinrichtungen),
  • die Blitzschutzanlagen (Hauptprüfungen, Reparatur nach Dachsanierungen),
  • die Lüfter- und CO² - Anlagen (z.B. in Tiefgaragen, Läden und Kellerräumen),
  • die Notbeleuchtungen (in Haus und Tiefgarage),
  • die kraftbetätigten Garagentore,
  • die Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwege, Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwasserleitungen, Brandschutztüren, Rauchabzugklappen in den Treppenhäusern etc.

Er trifft die Terminvereinbarungen und nimmt die Abrechnung mit den Beteiligten vor.

14. Allgemeine Verwaltung

Der Verwalter führt den Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern, und Dritten für gemeinschaftliche Belange, soweit dieser im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurden.